Herausfordernde Projekte der besonderen Art
DIGITALE UNTERNEHMENSPROZESSE ALS WETTBEWERBSVORTEIL
Unter dem Begriff ERP, Enterprise-Ressource-Planning (dt. Unternehmensressourcenplanung), verbirgt sich eine komplexe Anwendung oder eine Vielzahl miteinander kommunizierende Softwaresysteme, die je nach Bedarf aufgeteilt, kombiniert und ans Unternehmen angepasst werden können. Für die meisten Unternehmen ist das ERP-System nicht weniger als das zentrale Nervensystem, das Rückgrat. Kaum ein Unternehmen arbeitet heute noch ohne ERP-Lösung. Der Nutzungsgrad in einzelnen Unternehmensbereichen kann jedoch unterschiedlich sein.
ERP Systeme unterscheiden sich hauptsächlich nach Branche, Skalierbarkeit, Funktionsumfang und Technologie. Einen klaren Wettbewerbsvorteil haben die Unternehmen, die es verstehen, zentralen Geschäftsprozesse so effizient und übersichtlich wie möglich zu gestalten. Ein ERP-System hilft bei der Planung, Steuerung und Verwaltung von Betriebsmitteln, Kapital, Personal und IT. Es bildet in vielen Fällen die Basis für einen Wachstumskurs oder das Heben von Effizienzen.
Die Entscheidung über ein ERP-System und die Art der Einführung sollte gut durchdacht werden. Zusammen mit Umfang und Customizing steigen die Investitionen in die Einführung eines ERP-System sowie die Kosten für den Betrieb. Um eine erfolgreiche Implementierung oder Aktualisierung eines ERP-Systems sicherzustellen, gibt es einiges zu beachten. Im Folgenden wollen wir, aus unserer täglichen Projekterfahrung heraus, die größten Stolpersteine sowie die wichtigsten Erfolgsfaktoren beleuchten und Ihnen, sollte für Sie das Thema ERP-Einführung oder -Aktualisierung aktuell sein, eine Handlungsempfehlung mitgeben.
HERAUSFORDERUNG ERP-PROJEKT UND ERFOLGSFAKTOREN
Um es direkt klar zu sagen, ohne die Unterstützung des Top-Management ist die Einführung eines neues ERP-Systems kaum möglich. Dies liegt zum einen an der Komplexität der Projekte und den dafür notwendigen Ressourcen und zum anderen an der Grundvoraussetzung einer übergeordneten Strategie, an welcher die Anforderungen an das ERP-System ausgerichtet werden können.
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, langjährig gewachsene und weiterentwickelte ERP-Systeme auszutauschen, da diese an ihre Leistungsgrenze stoßen oder aus überholten Soft- und Hardwarestandards bestehen, die nicht mehr oder nur unter großen Anstrengungen aktualisiert werden können.
Sämtliche Bereiche und Geschäftsprozesse werden vom ERP-System abgebildet und sind somit auch von ihm abhängig. Folglich müssen auch alle Fachbereiche bei der Analyse, Prozessoptimierung und Systemauswahl oder -entwicklung mit eingebunden werden. Andernfalls kann es zu Fehlern in der Umsetzung und zu einer geringen Akzeptanz des finalen Systems kommen.
EINE ERP-EINFÜHRUNG IST EINE INTERDISZIPLINÄRE PROJEKTAUFGABEN
Erfolgsfaktor #1
Wenn Unternehmen auf einen externen Berater als Hilfe bei einem ERP-Projekt zurückgreifen, ist der Vorgang meist schon weit fortgeschritten und es wurde bereits mit der Auswahl oder sogar der Anschaffung des ERP-Systems begonnen. Was sich auf den ersten Blick wie ein Schritt in die richtige Richtung anhört, kann unter anderem bedeuten, dass schon einige folgenreiche Fehler beim Beginn des Projektes gemacht wurden, die nur unter großem Kosten- und Zeitaufwand korrigiert werden können.
DER GRUNDSTEIN FÜR EINE ERFOLGREICHE ERP-EINFÜHRUNG LIEGT IN EINER PROFESSIONELLEN PLANUNG DES PROJEKTES
Erfolgsfaktor #2
Eine optimale Abfolge bei der Integration eines ERP-Systems beginnt mit der Erhebung, Analyse und Optimierung der relevanten Ist-Geschäftsprozesse. Diese Schritte sollten von einer Anforderungsanalyse gefolgt werden. Erst wenn die Anforderungen klar ersichtlich und formuliert sind, ist es sinnvoll, mit der Auswahl eines ERP-Systems zu starten. Andernfalls müssen zu viele Anpassungen an der Software vorgenommen werden, was die Kosten in die Höhe schnellen lässt und Wartung und Updates für das System zu einer Mammutaufgabe machen.
MITTELWEG ZWISCHEN ANPASSUNG DER SOFTWARE AN DIE GESCHÄFTSPROZESSE UND ANPASSUNG DER GESCHÄFTSPROZESSE AN DIE SOFTWARE
Erfolgsfaktor #3
Generell ist es immer von Vorteil, die Geschäftsprozesse so schlank und effizient wie möglich zu gestalten. Dies wirkt sich weit über das ERP-Projekt hinaus positiv auf das Unternehmen aus.
In Bezug auf die Veränderung, die im Unternehmen angestrebt werden soll, muss zum Projektbeginn die Frage geklärt werden, ob es sich bei der ERP-Auswahl um eine reines Software-Projekt handelt oder ob das ERP-Projekt Bestandteil eines Reorganisationsprojektes ist. In dem zuletzt genannten Fall liegt der Focus eher in der Um- und Neugestaltung der Geschäftsprozesse. Die ERP Auswahl- und Implementierungsstrategie folgt hier sehr viel stärker der Prozesssicht.
Stellen Sie sich vor dem Projektstart die Frage, was die Kernintention Ihres Projektes ist:
ANALYSE UND OPTIMIERUNG DER GESCHÄFTSPROZESSE ZU BEGINN DES ERP-PROJEKTES
Erfolgsfaktor #4
Um den Prozess der Integration so effektiv und effizient wie möglich zu gestalten und um von Beginn an möglichen Fehlerquellen aus dem Weg zu gehen, ist es ratsam, die entsprechende Expertise an seiner Seite zu haben. Die Unterstützung eines neutralen Dritten, der keine Verbindungen mit Software- oder ERP-Häusern hat, garantiert, dass das Projekt sauber initiiert und durchgesteuert sowie die optimale Lösung für das eigene Unternehmen gefunden wird.
PROJEKTMANAGEMENT, PROZESSMANAGEMENT SOWIE ROLLENVERSTÄNDNISSE IN DER ORGANISATION SIND DER SCHLÜSSEL
Erfolgsfaktor #5
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